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7. Acciones Correctivas y Planes de Mejoramiento de Sistemas
 

Tool 2:

Desarrollo de una Estrategia de Acciones Correctivas y Planes de Mejoramiento de Sistemas

Esta herramienta explica los pasos que pueden tomar las empresas para desarrollar e implementar planes para abordar los casos de trabajo forzoso y trata de personas identificados en sus cadenas de suministro. Para explicar estos pasos, se utilizará el ejemplo de la “Empresa ABC”, la cual aplica un enfoque de remediación a los problemas de retención de pasaportes, depósitos y ahorros obligatorios.

La información contenida en este documento proviene de la amplia experiencia de Verité en capacitaciones sobre la resolución de problemas y la toma de decisiones (ver Problem Solving and Decision-Making for Social Responsibility).

PASO 1: REVISIÓN DE LOS HALLAZGOS EN LAS EVALUACIONES

El primer paso a tomar es la revisión de los hallazgos encontrados en las auditorias efectuadas en la cadena de suministro, auto-evaluaciones u otras formas de evaluaciones; empezando con la evaluación más reciente, pero también tomando en consideración evaluaciones pasadas del mismo proveedor. Es necesario examinar las evaluaciones internas y de terceras partes, e identificar las brechas importantes o problemas que se tienen que abordar y en qué parte de sus operaciones o las operaciones de intermediarios y proveedores ocurren, incluyendo las actividades de reclutamiento, contratación y manejo de los trabajadores migrantes. Una evaluación de los hallazgos de las evaluaciones puede revelar problemas específicos, como la retención de pasaportes; que tiende a afectar solamente a los trabajadores migrantes, o puede revelar problemas mas grandes que afectan toda la fuerza laboral de una instalación.

La Empresa ABC recibió un informe de auditoria de una de sus marcas con resultados aceptables, pero inmediatamente fue informada que tenía que corregir las siguientes prácticas empresariales:
1. Retención de pasaportes
2. Depósitos y ahorros obligatorios

PASO 2: ANÁLISIS DEL PROBLEMA

Las empresas deberían analizar los problemas identificados, además de sus causas. Muchos de los problemas de falta de cumplimiento en las cadenas de suministro son manifestaciones o síntomas de problemas más grandes. Para abordar las violaciones de cumplimiento se tienen que enfrentar no sólo los síntomas, sino que también las causas. Los enfoques que no consideren las causas pueden ser inadecuados porque no tratan los orígenes de los problemas, lo cual hace que éstos vuelvan a ocurrir o que surjan otros nuevos.

Hay varias herramientas disponibles que pueden ayudar a llevar a cabo un análisis sistemático, incluyendo:

  • Diagrama Fishbone (o Análisis Causa-Efecto);
  • Análisis del Campo de Fuerzas;
  • Análisis KATTAR de las causas;
  • Análisis de quién, qué, dónde, cuando, por qué, cuantos y frecuencia;
  • Análisis Fault Tree; y
  • Los 5 “Porqués”

La Empresa ABC identificó varias causas por las que retenían los pasaportes. Averiguaron que una de las causes – la del miedo a que los trabajadores “huyeran” de la instalación – fue producto de la amenaza a la empresa a recibir sanciones gubernamentales, en el caso de que los trabajadores migrantes se quedaran mas tiempo en el país del autorizado por sus visas de trabajo. (La empresa fungió como patrocinador y responsable para la emisión de las visas de los trabajadores migrantes.) Esta preocupación también causó la implementación de las prácticas de depósitos y ahorros obligatorios.

PASO 3: DESARROLLO DE POSIBLES CAMBIOS Y MEJORAS PARA RESOLVER EL PROBLEMA

Después de determinar los orígenes de los problemas, las empresas, en cooperación con todos sus proveedores e intermediarios laborales, deberían evaluar las causas principales. Muchos problemas tienen más de una causa y, en la mayoría de casos, las empresas necesitan abordar la totalidad de los problemas para alcanzar un cambio real. Al analizar ideas para el mejoramiento, hay que asegurarse de que se involucre personal de diferentes partes de la empresa y de varios niveles en la cadena de suministro.

PASO 4: DECIDIENDO SOBRE LA MEJOR OPCIÓN DE CAMBIO Y LAS OPCIONES DE MEJORAMIENTO O ANÁLISIS DE DECISIONES

Los asuntos y decisiones de este tipo deben ser examinados al nivel de las políticas, procesos y tareas para asegurar que la visión estratégicas y la toma de decisiones no sólo se lleva a cabo a nivel operativo. A su ves, esto asegurará de que los proveedores enfrenten los problemas de una manera sistemática y no sólo respondiendo a los problemas que se produzcan.

La Empresa ABC tomó las siguientes medidas:
1. Canceló la práctica de retención de documentos personales de los trabajadores ejercida por los proveedores e intermediarios.
2. Los pasaportes les fueron devueltos a los trabajadores y se les proporcionaron cajas seguras -en la instalación- para que los trabajadores pudieran guardar sus pasaportes y otros documentos.
3. Canceló las prácticas de depósitos y ahorros obligatorios.
4. [Para evitar que los trabajadores quisieran “huir” si la empresa no retenía sus pasaportes] Aumentó la satisfacción de los trabajadores:

  • Llevando a cabo encuestas de satisfacción de los trabajadores
  • Implementando mejores prácticas para retener voluntariamente a sus trabajadores
  • Mejoró los sistemas de comunicación con los trabajadores y los sistemas de respuesta
    • Permitiéndole a los trabajadores tener acceso a mecanismos de comunicación, con el fin de identificar sus quejas
    • Asegurar que todas las quejas de los trabajadores sean abordados y resueltas de una manera mutualmente beneficio a la gerencia y a los trabajadores
    • Asegurándose de que todas las quejas de los trabajadores migrantes son respondidas y resueltas de una manera beneficiosa para ambos, empresarios y trabajadores.

5. Impartió capacitaciones a los supervisores sobre el manejo de quejas, comunicación, y técnicas positivas para motivar a los trabajadores.

PASO 5: DESARROLLO DE UN PLAN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS DECISIONES

Después de identificar un plan de cambios y mejoramientos eficaces, es necesario que las empresas trabajen para:
1. Determinar si necesitan desarrollar, modificar o revisar sus políticas y procedimientos para apoyar el cambio;
2. Identificar las partes responsables de la implementación de los cambios de políticas, procedimientos y tareas;
3. Establecer fechas límites realistas para la implementación de los cambios;
4. Identificar indicadores de rendimiento para medir la eficacia de los cambios; y
5. Modificar o diseñar un sistema de monitoreo complementario.

PASO 6: ANTICIPACIÓN DE PROBLEMAS POTENCIALES

Después de comunicar el nuevo plan se debería considerar la identificación de:
1. Obstáculos potenciales para la implementación eficiente y eficaz.
2. Acciones preventivas y acciones de contingencia.

PASO 7: APOYO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN

PASO 8: DETERMINACIÓN DE METAS Y UN PROGRAMA DE MONITOREO

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