Revisión de la Documentación

La revisión de la documentación de las empresas y la de los trabajadores, es un elemento clave en las auditorías sociales. En combinación con las entrevistas a los trabajadores, la revisión ayudará a los auditores a obtener una idea más clara sobre las condiciones de trabajo y empleo de la empresa auditada, incluyendo los salarios y deducciones, las horas de trabajo y quejas levantadas por los trabajadores.

Generalmente, los auditores revisan una variedad de documentos; incluyendo comprobantes de pago, políticas y procedimientos empresariales, contratos laborales, y otros documentos relevantes en el monitoreo de las condiciones de empleo de los trabajadores de la empresa. Cuando una auditoría cubrirá los temas de contratación y reclutamiento justo, la revisión debería ser más profunda y extensa. Se profundiza la revisión de dicha documentación, con el fin de examinar a mayor nivel de detalle las condiciones de reclutamiento y empleo que enfrentan los trabajadores migrantes. Ésta se lleva a cabo de una manera más extensa; y su alcance va más allá de la instalación y su fuerza laboral, ya que incluye una revisión de las operaciones de los intermediarios laborales, y los trabajadores reclutados y manejados por dichos intermediarios. Es por eso que, una auditoria de contratación justa, es más minuciosa y amplia.

Hay muchas acciones que pueden tomas las marcas para integrar los principios de contratación justa en esta fase de la auditoría. Más abajo, se encuentra un listado de los tipos de documentos que se pueden revisar, además de una explicación de lo que se debería buscar. Las instrucciones están divididas en dos secciones: primero, documentos de la empresa (marca o proveedor) que pueden revisarse; y segundo, documentos relacionados a los intermediarios que también se deberían examinar.

DOCUMENTOS DE LA EMPRESA

1. Una copia de los contratos firmados entre la empresa y cada uno de los intermediarios que proveen trabajadores migrantes a la empresa.

Revisar los contratos para asegurarse de que éstos especifican las obligaciones relacionadas con lo siguiente:

  • Servicios proveídos por el intermediario laboral;
  • Gastos y honorarios pagados por la empresa y el intermediario laboral;
  • Honorarios de reclutamiento;
  • Prohibición de trabajo forzoso y trata de personas;
  • Sanciones por falta de cumplimiento con los términos de los contratos, en relación a los derechos laborales y humanos; y
  • Descripción detallada sobre la cantidad y el tipo de deducciones hechas por la empresa o por el intermediario.

2. Un listado completo de todos los trabajadores huéspedes y migrantes empleados en la empresa

Al revisar este listado, es necesario asegurarse de que la siguiente información es incluida:

  • Nombres completos y número de identificación de cada trabajador;
  • Terminal o departamento de trabajo y horario laboral;
  • Fecha de contratación;
  • Nombre de los intermediarios (en ambos, país de origen y destino);
  • Dirección e información de contacto en el país de origen; y
  • Información de contacto en caso de una emergencia.

3. Un listado completo de todos los intermediarios que proveen trabajadores migrantes a la empresa, y otra documentación

Por cada intermediario, asegurarse de revisar lo siguiente:

  • Información de contacto completa;
  • Información sobre las licencias y acreditaciones del intermediario;
  • Información sobre las licencias y acreditaciones de cualquier subcontratista o sub-agente utilizado por el intermediario; y
  • Historial de las acciones tomadas por la empresa para la selección, contratación y evaluación de los intermediarios laborales.

4. Todas las políticas relevantes de la empresa y su manual de procedimientos operativos

La revisión de las políticas y procedimientos de una empresa, tiene dos propósitos básicos: 1) puede ayudar a examinar el marco de políticas que han sido adoptadas por la instalación, para enfrentar los principales problemas laborales relacionados con los trabajadores migrantes; y 2) puede proporcionar información sobre los procedimientos desarrollados por la instalación, para abordar problemáticas de recursos humanos y laborales en el lugar de trabajo. Revisar estos materiales – incluyendo políticas de recursos humanos y códigos de conducta – para evaluar el compromiso de la empresa en cuanto a:

  • La prohibición del trabajo forzoso y la trata de personas, y todas las formas de engaño y coerción en el reclutamiento, la contratación y el manejo de trabajadores migrantes;
  • Trato justo de los trabajadores en relación a:
    • Remuneración;
    • Horas de trabajo;
    • Horas extras;
    • Derechos a baja (por ejemplo, por maternidad o razones medicas);
    • Membresía en sindicatos;
    • Alojamiento; y
    • Beneficios y seguro social.
  • La contratación de intermediarios comprometidos a no cobrar ningún horario o gasto a los trabajadores por reclutamiento.
  • La prohibición de la confiscación o retención de pasaportes u otros documentos de valor de los trabajadores.
    • Si la retención de dichos documentos es requerida por ley, o solicitada por los trabajadores, revisar los procedimientos de la empresa, para asegurarse de que ésta, tiene un mecanismo claro y transparente que garantizar que los trabajadores pueden tener acceso a sus pertenencias en el momento que los requieran.
  • La prohibición de:
    • La colección de depósitos o fianzas durante el reclutamiento o durante la relación de empleo;
    • Horas extras obligatorias o no voluntarias que sobrepasan los limites establecidos por las leyes nacionales; y
    • Sanciones disciplinarias que utilizan el trabajo forzoso u obligatorio como castigo por infracciones en el lugar de trabajo.
  • Prácticas de recursos humanos relacionadas con el reclutamiento, contratos laborales, salarios, y horas de trabajo; las cuales contribuyen a minimizar el riesgo de trabajo forzoso o la trata de personas.
  • Garantías de libertad de movimiento y libertad personal de los trabajadores, en las residencias operadas por los empleadores.
  • Desarrollo progresivo de un proceso eficaz de selección y contratación de intermediarios laborales responsables, que incluya herramientas y metodologías de evaluación rigorosas.

5. Archivos de personal de un número representativo de los trabajadores migrantes

Cuando sean revisados los archivos de personal de los trabajadores migrantes, hay que asegurarse de recolectar la siguiente información:

  • Una copia del pasaporte del trabajador o carnet de identificación nacional;
  • El nombre e información de contracto del intermediario laboral;
  • Información de contacto en caso de una emergencia;
  • Notificaciones disciplinarias, si aplica; y
  • El Contrato laboral firmado.

Revisar los contratos laborales de cada trabajador migrante, para asegurarse de que las provisiones sobre los salarios cumplen con los estándares mínimos legales, o de la industria. Además, los contratos laborales deberían:

  • Detallar claramente las circunstancias bajo las cuales los trabajadores pueden dejar su empleo sin sanción, siempre con notificación de tiempo razonable;
  • Especificar los derechos y responsabilidades de los trabajadores en cuanto a:
    • Salarios;
    • Horas de trabajo;
    • Días libres y bajas anuales; y
    • Procedimientos disciplinarios que pueden resultar en el despido.
  • Los contratos no deberían contener ninguna indicación de substitución o alteración de las provisiones originales, realizadas con el fin de crear condiciones menos favorables para el trabajador.

6. Archivos de personal de trabajadores migrantes despedidos o de trabajadores que han renunciado.

Revisar los archivos de personal de todos los trabajadores migrantes despedidos o de trabajadores que han renunciado. Asegurarse de revisar todos los puntos anteriores, y en especialmente los procedimientos de quejas y disciplina.

  • Los archivos de personal de los trabajadores despedidos deberían incluir la razón precisa y el detalle del despido, además de la documentación de la indemnización, cuando esta es requerida por ley.
  • Asegurarse de que los archivos no incluyan ninguna evidencia de violencia, intimidación, acoso, amenazas o abuso verbal o físico en el lugar de trabajo.

7. Comprobantes de pago de los trabajadores migrantes (ver la sección de Enfoque al final del documento)

  • Revisar los comprobantes de pago de los trabajadores migrantes para asegurarse que:
    • Los salarios corresponden con los salarios mínimos establecidos por la ley o la industria, y con los salarios de los ciudadanos que trabajan en el mismo tipo de trabajo o sección; y \
    • Los cálculos de salarios son claros y transparentes. No debe de existir ninguna evidencia de deducciones ilegales o no autorizadas.
  • Revisar los records relacionados con los anticipos o prestamos, proveídos a los trabajadores migrantes. Asegurarse que:
    • Cumplan con la ley;
    • Las tasas de interés no sean excesivas;
    • Los términos de pago sean justos; y que
    • Los records indiquen que previo al préstamo, hubo un acuerdo escrito y firmado por los dos partes, sobre los términos y condiciones del préstamo y los pagos.
  • Cuando la empresa es requerida por ley, o solicitada por el trabajador mismo, a remitir su pago o parte de el, a terceros; revise los registros pertinentes para garantizar que:
    • Se indica que esto se está haciendo con el previo conocimiento y pleno consentimiento del trabajador, y que;
    • El trabajador recibe un comprobante de la cantidad completa remitida.

8. Records de capacitaciones y orientaciones proveídas por la empresa

DOCUMENTOS DEL INTERMEDIARIO LABORAL

Nota: Los intermediarios laborales podrían no estar en el sitio durante la auditoria de una empresa. Para asegurarse de que recibirá los documentos necesarios para llevar a cabo una revisión completa, hay que considerar contactar al intermediario previamente a su visita. Hay que pedirle a los intermediarios que tengan lista la siguiente documentación:

1. Una copia de la/s licencia/s del intermediario laboral para operar en el/los país/es donde reclutan a los trabajadores migrantes y en el país donde colocan a trabajadores.

2. Una copia del contrato firmado entre el intermediario y la empresa.

3. Un listado completo de los trabajadores huéspedes y migrantes proveídos a la empresa.

Al revisar este listado, hay que asegurarse de que este listado coincide con el proveído por la empresa. Este debe incluir la siguiente información:

  • Nombres completos y número de identificación de cada trabajador;
  • Terminal o departamento de trabajo y horario laboral;
  • Fecha de contratación;
  • Nombre del intermediario (en ambos, país de origen y destino);
  • Dirección e información de contacto en el país de origen; y
  • Información de contacto en caso de una emergencia

4. Un listado completo de todos los subcontratistas o sub-agentes utilizados para proveer trabajadores a la empresa

Un intermediario laboral que opera en un país de destino y que coloca a trabajadores en la instalación, puede realmente estar operando a través de una red extensiva de intermediarios subcontratados o sub-agentes en los países de origen o destino. Es importante asegurarse de que cada una de estas entidades este operando de acuerdo a la ley y que respeta los derechos de los trabajadores que ayudan a colocar en la empresa. En el momento de la revisión de documentos, se deben adquirir lo siguiente:

  • Una copia de la licencia de operación de cada subcontratista o sub-agente correspondiente a cada jurisdicción donde reclutan trabajadores.
  • Copias de los contratos firmados entre el intermediario y sus subcontratistas y sub-agentes;
  • Los nombres e información de contacto de cada subcontratista y sub-agente; y
  • Un listado de los trabajadores reclutados por cada subcontratista.

Nota: Si el intermediario laboral también actúa como el empleador o gerente de los trabajadores migrantes en su lugar de trabajo, se tendrían que revisar los documentos relacionados con las funciones; de modo que se obtenga más información sobre las políticas y prácticas de los intermediarios sobre los recursos humanos y otros asuntos. Esto puede hacer más compleja la auditoría. La revisión de documentos ayudará a determinar si los trabajadores migrantes reciben las protecciones que merecen.

5. Archivos de personal de un número representativo de los trabajadores migrantes

Al revisan los archivos de personal de los trabajadores migrantes, asegurarse de que se recolecta la siguiente información:

  • Una copia del pasaporte o carnet de identificación nacional;
  • El nombre e información de contracto del intermediario laboral;
  • Información de contacto en caso de una emergencia;
  • Notificaciones disciplinarias, si aplica; y
  • Contrato laboral firmado.

Revisar los contratos laborales de cada trabajador migrante para asegurarse de que las provisiones sobre los salarios cumplen con los estándares mínimos legales o de la industria. Además, los contratos laborales deberían:

  • Detallar claramente las circunstancias bajo las cuales los trabajadores pueden terminar su empleo sin sanción, con una notificación de tiempo razonable;
  • Especificar los derechos y responsabilidades de los trabajadores en cuanto a:
    • Salarios;
    • Horas de trabajo;
    • Días libres y bajas anuales; y
    • Procedimientos disciplinarios que puedan resultar en el despido.
  • Los contratos no deberían contener ninguna indicación de sustitución o alteración de las provisiones, con el fin de crear condiciones menos favorables para el trabajador.

6. Archivos de personal de trabajadores migrantes despedidos o de trabajadores que han renunciado.

Revisar los archivos de personal de todos los trabajadores migrantes despedidos y de los trabajadores que han renunciado. Asegurarse de revisar todo lo anteriormente mencionado, especialmente los procedimientos de quejas y disciplina:

  • Los archivos de personal de los trabajadores despedidos deberían incluir la razón precisa y detallada del despido, además de la documentación de la indemnización, cuando ésta sea requerida por ley.
  • Asegurarse de que los archivos no incluyan ninguna evidencia de violencia, intimidación, acoso, amenazas o abuso verbal o físico en el lugar de trabajo.

7. Todas las políticas relevantes del intermediario laboral y su manual de procedimientos de operaciones

Al igual que la revisión de las normas y procedimientos, la revisión de las operaciones del intermediario laboral tiene dos funciones básicas: 1) ayudar al auditor a identificar el marco normativo formal y las normas de trabajo que guía el comportamiento del intermediario laboral en relación a los derechos y la protección de los trabajadores migrantes; y 2) proveer una idea de las prácticas y procedimientos adoptados por el intermediario, ya sea por sí mismo, o en cooperación con la empresa; para hacer frente a los recursos humanos y otros problemas en el lugar de trabajo. Revisar las políticas y procedimientos del intermediario- incluyendo las provisiones del código de conducta – enfocándose en lo siguiente:

  • El historial de los intermediarios laborales debería mostrar que la empresa tiene una estructura para la implementación, una persona responsable y los procedimientos claros, para asegurar que las políticas cumplen con todas las leyes y regulaciones relevantes.
  • Las políticas de los intermediarios laborales también deberían prohibir toda forma de trabajo forzoso, trata de personas, y engaño y coerción en el reclutamiento, la contratación y el manejo de trabajadores migrantes. Además, estas políticas deberían asegurar que los trabajadores migrantes no reciben un trato peor, al que reciben los trabajadores nacionales en relación a:
    • Remuneración;
    • Horas de trabajo;
    • Horas extras;
    • Derechos a baja (por ejemplo, baja por maternidad o por razones medicas);
    • Membresía en sindicatos;
    • Alojamiento; y
    • Beneficios y seguro social.
  • Las políticas y procedimientos de los intermediarios laborales también deberían:
    • Indicar claramente que no se cobrará ningún honorario o gasto a los trabajadores, por servicios de colocación en la empresa;
    • Prohibir la confiscación o retención de los pasaportes u otros documentos de valor de los trabajadores, a menos que esto, sea requerido por ley o solicitado voluntariamente por los trabajadores.
    • Prohibir horas extras obligatorias o no voluntarias que sobrepasan los limites establecidos por las leyes nacionales, o un máximo de 12 horas extras por semana - donde no existan límites legales;
    • Asegurar que no existen restricciones irrazonables que limiten la libertad de movimiento o libertad personal de los trabajadores; y
    • Prohibir sanciones disciplinarias que utilicen el trabajo forzoso u obligatorio como castigado por infracciones en el lugar de trabajo.
  • Prácticas de recursos humanos relacionadas a reclutamiento, contratos laborales, salarios, y horas de trabajo que minimicen el riesgo al trabajo forzoso o a la trata de personas.
  • Los procedimientos escritos también deberían establecer prácticas éticas, con detalles precisos, sobre las condiciones laborales proveídas en el momento del reclutamiento, y que estos detalles sean comunicados en un lenguaje que los solicitantes del trabajo entiendan. También deberían prohibir que los intermediarios o sus subcontratistas le hagan falsas promesas a los trabajadores, en cuanto a las condiciones de empleo, especialmente aquellas relacionadas con los salarios.
  • Los procedimientos también deberían indicar si el intermediario ha establecido un mecanismo eficaz para manejar; el reporte confidencial de las faltas de cumplimiento, los mecanismos de quejas, el proceso para la investigación del reporte de quejas, las protecciones para los denunciantes, y los procedimientos eficaces de remediación, después de ser verificadas dichas faltas de cumplimiento.

8. Comprobantes de pago de los trabajadores migrantes (ver la sección de Enfoque al final del documento)

  • Revisar los comprobantes de pago de los trabajadores migrantes para asegurarse que:
    • Los salarios corresponden con los salarios mínimos establecidos por la ley o la industria, y con los salarios de los ciudadanos que trabajan en el mismo tipo de trabajo o sección; y
    • Los cálculos de salarios son claros y transparentes. No debe de existir ninguna evidencia de deducciones ilegales o no autorizadas.
  • Revisar los records relacionados con los anticipos o prestamos, proveídos a los trabajadores migrantes. Asegurarse que:
    • Cumplan con la ley;
    • Las tasas de interés no sean excesivas;
    • Los términos de pago sean justos; y que
    • Los records indiquen que previo al préstamo, hubo un acuerdo escrito y firmado por los dos partes, sobre los términos y condiciones del préstamo y los pagos.
  • Cuando la empresa es requerida por ley, o solicitada por el trabajador mismo, a remitir su pago o parte de el, a terceros; revise los registros pertinentes para garantizar que:
    • Se indica que esto se está haciendo con el previo conocimiento y pleno consentimiento del trabajador, y que;
    • El trabajador recibe un comprobante de la cantidad completa remitida.

9. Records de capacitaciones y orientaciones proveídos por los intermediarios laborales.

  • Estos records deberían indicar que los trabajadores hayan recibido una orientación y capacitación básica sobre los siguientes temas -antes de salir de su país de origen y cuando llegan a su país de destino. Incluyendo:
    • Sus derechos y responsabilidades en el trabajo, además de los derechos y responsabilidades de su empleador - ya sea el intermediario o la empresa - donde trabajan;
    • Obligaciones contractuales;
    • Términos y condiciones del empleo;
    • Condiciones de vida; y
    • Procedimientos de quejas establecidos para los trabajadores que enfrentan algún problema.

Enfoque

La Auditoría de Salarios
El análisis de los documentos de pago, puede ser el aspecto más complejo y largo de una auditoría. Sin embargo, la combinación de este proceso con las entrevistas a los trabajadores permite determinar si los pagos cumplen con las obligaciones legales y contractuales. Un análisis rigoroso de los sistemas de pago debería incluir:

  • Un número representativo de comprobantes de pago;
  • Documentación de la nomina;
  • Tarjetas de tiempo; y
  • Cualquier otra información relevante para el cálculo del pago de cada trabajador.

Una vez se hayan adquirido estos documentos, se debe tratar de determinar si los salarios son pagados de acuerdo a la ley y los contratos de trabajo firmados por los trabajadores.
Los siguientes, son algunos consejos que pueden ayudar para realizar esta tarea:

  • Asegurarse de diferenciar entre el salario base y el pago neto cuando se hagan los cálculos;
  • Asegurarse de usar el sueldo mínimo correcto, de acuerdo a la región, el tipo de industria y el nivel de destrezas del trabajador;
  • Seleccionar al azar una muestra de trabajadores de un listado proveído por la marca o el proveedor y/o intermediario, para llevar a cabo un análisis de sus comprobantes de pago. La muestra debería ser representativa, de todas las categorías de trabajadores migrantes, de todas las secciones de la instalación.

Que se deberían buscar:

  • Utilizando las tarjetas de tiempo y los records de asistencia, verificar que todas las horas y los días trabajados son registrados en la nomina.
  • Revisar el pago por horas extras, para determinar si cumple con los requisitos legales.
  • Verificar que a los trabajadores les han pagado la tasa legal por horas extraordinarias, para todas las horas extras trabajadas.
  • Verificar que sólo se hacen las deducciones requeridas por ley.
  • Verificar que todos los trabajadores hayan firmado, indicando que han recibido sus salarios. Si un trabajador no ha firmado, preguntar el porqué.
  • Revisar los comprobantes de pago, para verificar que toda la información relevante es proveída.
  • Revisar los archivos de los trabajadores despedidos y los trabajadores que han renunciado, para determinar si recibieron la compensación apropiada

Herramienta Relacionada: Orientación para una Auditoría Social Enfocada en la Trata de Personas y el Trabajo Forzoso de Trabajadores Migrantes